NORMAS PARA LA GESTIÓN DE ANTICIPOS Y LA JUSTIFICACIONES DE LAS AYUDAS DEL VII PLAN PROPIO DE INVESTIGACIÓN Y TRANSFERENCIA DE LA UNIVERSIDAD DE SEVILLA, GESTIONADAS POR EL SERVICIO DE RECURSOS HUMANOS Y PLAN PROPIO DE INVESTIGACIÓN (UNIDAD PLAN PROPIO DE INVESTIGACIÓN).

Estas Instrucciones van dirigidas a los beneficiarios de:

• Estancias Breves PIF de los Planes Propios de la Universidad de Sevilla
• Ayudas para la reparación y validación de material científico. (Acción I.5) 
• Ayudas para acciones específicas de transferencia de conocimiento. (Acción I.8) 
• Ayudas a empresas basadas en el conocimiento de la US. (Acción I.9) 
• Programa de ayudas para estancias breves en centros de investigación nacionales y extranjeros. (Acción III.2) 
• Programa de estancias de investigadores de otros centros nacionales y extranjeros en departamentos e institutos de investigación de la US. (Acción III.3) 
• Ayudas para asistencia y participación en congresos científicos de carácter internacional. (Acción III.4) 
• Ayudas a revistas de la Universidad de Sevilla (Acción IV.1) 
• Acciones especiales. (Acción V.4)

Anticipos (Destinados a las ayudas de Estancias Breves y Movilidad).

1. Una vez publicado el Acuerdo de resolución de las ayudas, los beneficiarios podrán solicitar anticipo de las cantidades correspondientes a la ayuda concedida, las cuales se estipulan como máximas. Dicha petición deberá solicitarse por escrito y Registro General, preferentemente por Registro Telemático (https://rec.redsara.es/registro/action/are/acceso.do), o físicamente, bajo cita previa, indicando el tipo de Ayuda, la fecha del acuerdo y el número de cuenta bancaria donde se desee recibir el anticipo. 

2. Desde el Vicerrectorado de Investigación, se le anticipará el 50% de la cantidad correspondiente a la Estancia (dietas). También se le anticipará el importe del viaje si adjunta la factura correspondiente. Asimismo, y siempre que lo consideren oportuno, podrán solicitar el abono de la ayuda una vez realizada la misma junto con los justificantes económicos y administrativos que se detallan en los siguientes puntos. 

3. Para la Acción III.4 (Ayudas para asistencia y participación en congresos científicos de carácter internacional), al ser una cantidad global y sin detallar conceptos, se podrá solicitar el 50% de la cantidad total concedida, cuyo gasto será después debidamente justificado. 

4. El anticipo correspondiente a las ayudas de la Acción III.3 (Programa de estancias de investigadores de otros centros nacionales y extranjeros en departamentos e institutos de investigación de la US), lo deberá solicitar el profesor responsable de la ayuda. El profesor/investigador invitado deberá aportarle al responsable de la ayuda para solicitar el anticipo, copia del DNI, copia de la cuenta bancaria e indicación de datos de residencia en origen. En caso de extranjeros, además de la documentación anterior copia del pasaporte. Más documentación adicional de alta a terceros si el profesor invitado no ha estado anteriormente en la USE. Enlace adjunto:

https://investigacion.us.es/area-investigacion/procedimientos/impresos/otros

Para todas las ayudas, al solicitar anticipo para gastos que conlleven desplazamientos, se requerirá Comisión de Servicio para el personal docente y Autorización de desplazamiento para personal contratado o técnico, además se requerirá el reintegro de todos los anticipos que no se justifiquen en tiempo y forma.

Justificaciones

Para las justificaciones de las Ayudas del VII PPITUS (III.2, III.3, III.4) deberán entregarse dentro del mes siguiente al de realización de la actividad o de la publicación del acuerdo de resolución si es posterior. En relación a las Estancias breves, lo que determine cada convocatoria específica.

1. Programa de ayudas para estancias breves en centros de investigación nacionales y extranjeros (Acción III.2). 
   1.  Copia de la Certificación del centro receptor, con indicación del inicio y final de la estancia, debidamente firmado por el responsable del Centro de acogida (sello y anagrama del centro). 
   2. Memoria del trabajo desarrollado, firmado por el interesado. 
   3. Facturas originales del viaje o billetes electrónicos junto con las tarjetas de embarque, recibo de taxis o cualquier otro justificante económico del desplazamiento tanto del viaje de ida como el de vuelta. 
   4. Liquidación de dietas. (Modelo disponible: ENLACE). 
   5. Comisión de Servicios, para el personal docente y autorizada por el Vicerrectorado de Profesorado ya que se trata de desplazamientos superiores a 15 días (Modalidad A) del Plan Propio de Investigación y Transferencia de la US, o Autorización de Desplazamiento, para contratados predoctorales o contratados técnicos, ambos documentos deben ser originales. 
   6. Declaración si/no ha recibido otras ayudas para la misma actividad. (Modelo disponible: ENLACE). 
   7. Copia de la factura del alojamiento. 
   8. En caso de viajar con la unidad familiar, deberá adjuntar justificantes del desplazamiento (tarjetas de embarque, billetes, facturas, etc.) donde conste el nº de menores que viajan.
2. Ayudas para asistencia y participación en congresos científicos de carácter internacional (Acción III.4). 
   1. Copia del certificado de asistencia. 
   2. Factura o recibo original de la inscripción, en el caso que justificara dicho gasto. 
   3. Facturas originales del viaje o billetes electrónicos junto con las tarjetas de embarque, recibo de taxis o cualquier otro justificante económico del desplazamiento tanto del viaje de ida como el de vuelta. No será obligatoria la presentación de la factura del desplazamiento gestionado por las agencias de viajes relacionadas en el Acuerdo Marco con la Universidad de Sevilla, dicha gestión será entre la Agencia seleccionada y este Servicio de Investigación. Si bien la presentación del formulario y presupuesto correspondiente deberá hacerla el interesado o gestor del centro de gasto especificado en la solicitud de la ayuda. 
   4. Factura original del alojamiento. 
   5. Liquidación de dietas. (Modelo disponible: ENLACE). 
   6. Comisión de Servicios, para profesores o Autorización de Desplazamiento ambas originales, para contratados o becarios. 
   7. Declaración si/no ha recibido otras ayudas para la misma actividad. (Modelo disponible: ENLACE)
3. Programa de estancias de investigadores de otros centros nacionales y extranjeros en departamentos e institutos de investigación de la US. (Acción III.3). 
   1. Copia de la Certificación del centro receptor, con indicación del inicio y final de la estancia, debidamente firmado por el responsable de la ayuda y VºBº del director del Departamento de nuestra Universidad. 
   2. Memoria original del trabajo desarrollado, firmada por la persona invitada y con el VºB del responsable de la estancia en la US. 
   3. Facturas originales del viaje o billetes electrónicos junto con las tarjetas de embarque, recibo de taxis o cualquier otro justificante económico del desplazamiento tanto del viaje de ida como el de vuelta. 
   4. Liquidación de gastos por invitación del profesor visitante. (Modelo disponible: ENLACE). 
   5. Copia del DNI o pasaporte (extranjeros), datos bancarios, e indicación del domicilio de residencia en origen del profesor invitado solo en caso de no haber solicitado anticipo. 
   6. Declaración si/no ha recibido otras ayudas para la misma actividad. (Modelo disponible: ENLACE). 
   7. Factura del alojamiento.
4. En caso de utilizar como medio de transporte el vehículo privado, según la convocatoria correspondiente y sólo en territorio español y Portugal y en casos justificados, previa petición de autorización al Vicerrector de Investigación, deberá presentar permiso de circulación y, en su caso, la autorización del propietario del vehículo si no es el solicitante de la Ayuda. En este caso se le aplicará las tarifas de indemnización por kilómetros fijadas por la Junta de Andalucía. Asimismo, deberán presentar originales de tickets de gasolina y peaje, del día de ida y el de vuelta que también deberá presentar obligatoriamente, aunque no tenga autorización para dicha utilización.
5. Con carácter general para las Estancias Breves, Ayudas a la Movilidad y Ayudas de Acciones Especiales (Acción V.4) que deriven desplazamientos, no se abonarán los siguientes conceptos: 
   1. Desplazamientos en vehículo particular si previamente no ha sido autorizado por el Vicerrector de Investigación. 
   2. Los gastos por la utilización de los servicios de vehículo de alquiler. 
   3. Los gastos ocasionados por el exceso de equipaje. 
   4. Los gastos de alojamientos ocasionados para enlazar el desplazamiento tanto en la ida como la vuelta. 
   5. Seguro de accidentes, visados, así como desplazamientos para la obtención del mismo. (Beneficiarios de Ayudas para la Movilidad del Plan Propio). 
   6. Dietas y alojamientos de los días fuera del periodo de la actividad. Solo se considerarán los realmente realizados dentro de los días concedidos por el Acuerdo de resolución y teniendo en cuento los horarios de inicio y fin de la actividad. 
   7. Los desplazamientos realizados fuera de los 5 días anteriores o 5 días posteriores, al inicio y fin de la actividad, respectivamente. 
   8. Para las ayudas del Plan Propio de Transferencia, podrá tenerse en cuenta para próximas concesiones de ayudas las realizadas y no justificadas, así como las justificadas incorrectamente o fuera de plazo, se procederá a la reclamación de dicha cantidad y si no procede a la devolución, será descontada de futuras ayudas concedidas.
6. La justificación de menor duración de la estancia inicialmente concedida dará lugar a la solicitud por parte del Vicerrectorado de Investigación, del reintegro de los días no disfrutados, o en su caso, al no abono de dichos días si no solicitó anticipo alguno. Igualmente, en el supuesto de la necesidad de modificación de fechas, será obligatorio autorización del Sr. Vicerrector de Investigación previa al disfrute de la ayuda. 
7. Las cantidades concedidas son máximas, por lo que no dará derecho a reintegro o traspaso del importe no dispuesto en alguno de los conceptos (dietas o desplazamientos), solo para las ayudas de Estancias Breves PIF y Ayudas a la Movilidad. 
8. Las justificaciones deberán realizarse en el mismo ejercicio en el que se realizan o conceden la ayuda, salvo las realizadas o concedidas en el último mes del año, excepto las Estancias Breves del Ministerio según determine su convocatoria específica. 
9. Programas de estancias de investigadores de otros centros nacionales y extranjeros en la US (Acción III.3) Modalidad B “Visitng Scholars”

Dotación hasta 6.000 euros por Profesor visitante.
En principio, no hay una distribución estipulada del total de la ayuda por Profesor Visitante, ésta iráen función de la duración de la misma y de los 6.000 euros como máximo de ayuda.

Como gastos generales, a todos se les abonarán:

1. Gastos de viaje, sólo se abonará un viaje de ida y uno de vuelta, salvo casos excepcionales.
2. Gastos de alojamiento.
3. Gastos de dietas (30 euros diarios).
4. Excepcionalmente y previa autorización del Vicerrector de Investigación (Unidad Plan Propio deInvestigación), podrá abonarse otros gastos asociados a la actividad investigadora.

Asimismo, todos recibirán además como emolumentos hasta 3.000 euros mensuales o 100 diarios si la estancia es inferior, siempre que la cantidad que reste de la suma de los cuatro gastos mencionados a los 6.000 euros de la dotación total lo permita.

La suma de los cuatro gastos anteriores y la duración de la estancia marcarán la dotación mensual destinada a emolumentos o su parte proporcional.

A efectos de justificar el importe correspondiente a los emolumentos/retribuciones, deberán tener en cuenta lo siguiente:

a. Si el pago se realiza a un profesor español o extranjero con NIE, se le descontará directamente el15% de IRPF.

b. Si el pago se realiza a un profesor extranjero, deberán aportar certificado de su residencia fiscal, y si hay Convenio entre su País y España, no se le descontaría IRPF, si así se recoge en el mismo; en caso de que no lo aporte, se le descontaría directamente el 24%.

El impreso que deberá utilizar en estos casos, es el que se usa para la liquidación de gastos para conferenciantes/invitados (Modelo disponible).

Ayudas con cargo orgánica general (Acciones (I.5, I.8, I.9, IV.1)

Se justifican mediante facturas, cuyo responsable y respectivo Departamento deberán iniciar el procedimiento de reserva de crédito mediante contrato menor o acuerdo marco desde la aplicación cuyo enlace es el siguiente https://investigacion.us.es/sisiusapp/invest

(**Ver final del documento donde se adjunta información del procedimiento telemático de reservas de crédito).

Una vez realizada la reserva del crédito se comunicará, por parte de la Unidad de Plan Propio al responsable de la Ayuda, el número de expediente de reserva con el que tiene que presentar la factura para justificar la ayuda. Si las facturas son registradas en FACE, deberán indicar en el concepto u otro lugar visible, el nombre del beneficiario y convocatoria en la que ha sido concedida, así como la remisión de email a la cuenta de la Unidad del Plan Propio, del registro de dicha factura.

Ayudas con cargo orgánica general que pueden llevar implícito desplazamiento y facturas (V.4)

Si se trata de estancias, asistencia a Congresos y desplazamientos, se deberá presentar la documentación justificativa dentro del mes siguiente a la finalización de la actividad, por registro electrónico, dirigido al Servicio de Investigación.

Asimismo, para la gestión de facturas, se deberán ajustar a la nueva norma sobre el Procedimiento de Reservas de Créditos mediante Contratos Menores, Acuerdos Marco y Contratos de Servicios Especiales, procedimiento que deberán iniciar los Gestores del Departamento/Centro/Instituto señalado en la solicitud de la Ayuda, mediante la aplicación cuyo enlace es el siguiente https://investigacion.us.es/sisiusapp/invest

Una vez realizada la reserva del contrato se comunicará, por parte de la Unidad de Plan Propio al responsable de la Ayuda, el nº de expediente de reserva con el que tiene que presentar la factura para justificar la ayuda. Si las facturas son registradas en FACE, deberán indicar en el concepto u otro lugar visible, el nombre del beneficiario y convocatoria en la que ha sido concedida, así como la remisión de email a la cuenta de la Unidad del Plan Propio, del registro de dicha factura.
Del abono de las facturas se encarga la Unidad de Gestión del PPIT y el Servicio de Fiscalización y Pagos.

Ante cualquier duda podrá dirigirse al email habilitado para ello:

** Nuevo procedimiento telemático de reservas de créditos.

La nueva aplicación persigue los siguientes objetivos:

• Reducir la entrada de datos por parte del investigador gracias al uso de desplegables precargados y a la reducción del número de documentos necesarios.
• Evitar errores y subsanaciones incluyendo ayuda contextual y avisos adaptativos de los requisitos de cada solicitud.
• Eliminar el uso manual del correo electrónico, soportando todos los procedimientos de gestión de la solicitud en la aplicación. 
• Permitir la delegación en otros usuarios para que estos puedan realizar los trámites en nombre del IP.

En definitiva, la nueva aplicación persigue agilizar el proceso de gestión de reservas de crédito, a fin de prestar un mejor servicio a los investigadores, que les permita un mejor desarrollo de sus proyectos. En el siguiente vídeo puede ver una descripción del funcionamiento para que se familiarice con el sistema y descubra todas las funcionalidades que tiene: 

Vídeo de ayuda

Para acceder a la aplicación se debe pulsar en el siguiente enlace desde un ordenador dentro de la red de la Universidad de Sevilla (si necesita acceder desde un ordenador externo puede hacerlo a través de vpn):

https://investigacion.us.es/sisiusapp/invest

Una vez autenticado, desde ahí podrá visualizar el Portal del Investigador con el conjunto de aplicaciones disponibles, siendo "Reservas de crédito" a la que se debe dirigir. Desde esa misma página podrá realizar la delegación en otros usuarios siguiendo la guía de delegación. Preste especial atención a este paso ya que no se aceptarán solicitudes que no se realicen en nombre del IP del proyecto.

Le rogamos que las nuevas solicitudes de crédito sean realizadas a partir de ahora con este sistema, las nuevas solicitudes que se realicen mediante el antiguo trámite no serán aceptadas a partir de esta fecha. Aquellas que estuvieran en trámite serán finalizadas a través del procedimiento anterior mediante correo electrónico y, por tanto, no deben ser duplicadas dentro de la nueva aplicación.

Nuestra intención es incluir mejoras continuas en la aplicación y minimizar el número de errores.  Por ello, le agradecemos que no dude en realizar cualquier comentario, sugerencia o incidencia que nos ayude a mejorar el sistema a través de la aplicación “Incidencias y sugerencias” que se encuentra en el mismo Portal del Investigador.

En Sevilla, a 17 de octubre de 2022.

Mireia Rodríguez Álvarez.
Directora Técnica del Área de Investigación